De l’usage du mail (en milieu universitaire)

Il peut être étrange de consacrer un billet à l’utilisation du mail en milieu universitaire, alors que de multiples recommandations ont été faites sur la manière d’utiliser les messages électroniques, de s’adresser aux enseignants (on ne résistera pas aux précieux conseils de Hervé Valoche : « Envoyer un mail à son enseignant en droit et en réchapper – Courri-Hell »), d’utiliser les bonnes formules de politesse (« ni trop, ni trop peu » serait sans doute la règle). A dire vrai, l’usage du mail en milieu universitaire ne présente pas plus de particularité qu’ailleurs, si ce n’est, peut-être, la spécificité de l’Université qui est d’être un lieu de production du savoir et de liberté. Le courrier électronique est un outil à double tranchant, aussi émancipateur qu’aliénant et il ne s’agit pas ici de s’intéresser à ses vices et vertus ou de dresser des recommandations de bonnes pratiques, mais de relever quelques-unes de ses utilisations. Celles-ci peuvent être distinguées selon que le mail est envisagé comme un moyen d’expression ou un moyen de communication.

Moyen d’expression. Souvent, le mail est un vecteur privilégié pour permettre à son expéditeur de s’exprimer ou de diffuser à une plus ou moins grande échelle la tenue d’un colloque, d’une manifestation scientifique, d’une brocante, une petite annonce, etc. A cet égard, il ne diffère pas fondamentalement d’autres moyens d’expression et peut sans doute être assimilé à d’autres plateformes comme les blogs ou les réseaux sociaux. Il sera alors envoyé à des destinataires identifiés ou non : il peut ne concerner qu’une liste précise de personnes intéressées ou susceptibles d’être intéressées par son contenu, ou, plus largement être envoyé par le biais d’une liste de diffusion. Lorsqu’il est adressé à des destinataires précis, il s’agira alors de leur faire part d’un désagrément ou au contraire de se réjouir d’un événement donné. A priori, cette pratique n’a rien de notable et ne semble pas appeler de remarques. Il en va différemment de l’utilisation de listes de diffusion. Leur intérêt est évident : éviter à l’expéditeur la tâche fastidieuse de saisie d’un nombre importants d’adresses, au risque d’oublier certaines personnes et de faire quelques impairs. Elles permettent en outre de toucher un ensemble de personnes qui, de par leur inscription à la liste, manifestent ou sont censées manifester un intérêt pour le sujet traité. La question qui se pose alors est de savoir si le mail est détourné de son objet lorsque, envisagé comme un moyen d’expression, il est envoyé sur une liste de diffusion.

S’agit-il du meilleur moyen d’exprimer une opinion ? L’Université de Lorraine s’est dotée depuis quelques années d’une liste de diffusion intitulée « Expression Libre ». Celle-ci est un formidable espace qui permet à tous les personnels de l’Université de s’exprimer directement auprès de tous les autres personnels de l’Université. Régulièrement, des collègues se plaignent de l’abondance et du contenu des messages qui y sont diffusés. Deux remèdes simples existent : créer un filtre dans sa messagerie qui évitera la confusion et classera directement les messages de cette liste de diffusion dans un dossier approprié ; se désabonner de la liste. Une telle liste est très utile et, pour tout dire, divertissante. Sachant que l’Université compte plus de 6 000 personnels (information obtenue grâce à la liste Expression Libre !), répartis sur différents sites, relevant de différentes spécialités, elle ressemble à s’y méprendre à un réseau social en miniature, « cette aire de jeu où parfois la bêtise se donne des airs de pertinence » (M. Dugain, Ultime partie, Gallimard, p. 34). Les mails envisagés comme moyens d’expression sur cette liste de diffusion permettent ainsi à tout un chacun de faire part d’une exaspération – souvent liée aux conditions de travail –, d’une indignation voire, plus rarement, d’une satisfaction. Inévitablement, les idées exprimées entraînent des réactions d’approbation, de désaccord. Parfois, un dialogue s’installe, dont tous les abonnés de la liste profitent. Certains messages deviennent des marronniers : lutte contre le capitalisme, appels à manifester, dialogues de sourds : autant d’éléments que l’outil électronique pousse souvent au paroxysme. On peut s’en amuser, le déplorer, s’en réjouir mais il apparaît bel et bien que les vertus d’une telle liste de diffusion dépassent de loin ses vices.

Moyen de communication. Il s’agit peut-être de la fonction première du courrier électronique : permettre de communiquer avec une personne. Le mail n’est alors qu’un courrier, raison pour laquelle on recommande d’en respecter la forme (un objet, le respect des règles de politesse, etc.). Mais la souplesse du mail permet très facilement de multiplier les destinataires, et son instantanéité, de répondre – trop – rapidement. Ce qui s’exprime par écrit prend alors une forme nouvelle, qui ne trouverait le plus souvent pas à s’exprimer oralement, où la bienséance empêche bien souvent de donner libre cours à son irritation ou fixe des limites à ce qui peut rapidement ressembler à de l’emphase. Ce mail d’apparence anodine pourra créer des difficultés inextricables, laisser apparaître des stratégies dignes de House of Cards, conduire à des inimitiés inextricables, bref : il participera à la vie d’une Université.

Ce mail peut être adressé à un destinataire unique. Il donner alors l’illusion de la confidentialité et l’expéditeur pensera que ses propos, quels qu’ils soient, resteront secrets. Mais c’est oublier la possibilité pour le destinataire, voire l’expéditeur, de transférer le message. La « nétiquette » semble aller à l’encontre d’une telle pratique. Elle est en effet problématique puisque le transfert du message s’accompagne du transfert des en-têtes, contenant la date du message initial, l’auteur, etc. Le transfert peut être « sec » ou accompagné. Le premier interpelle souvent le destinataire, qui s’interrogera légitimement sur les raisons d’un tel transfert. S’agit-il d’un sujet dont les correspondants avaient eu l’occasion de parler ? S’agit-il d’un transfert se passant du moindre commentaire, car le destinataire voit forcément quel est le sens caché ? S’agit-il d’un transfert sans intérêt ? L’hésitation est permise. Le transfert commenté permettra de rebondir sur un sujet : du « pour info », au « qu’en pensez-vous ? », en passant par « ça confirme ce que je pensais », il s’agit souvent pour l’expéditeur de faire passer un message, en s’économisant la paraphrase laborieuse (« Comme Un Tel l’a laissé entendre dans un précédent message », par exemple).

Le vrai potentiel du mail réside dans la fameuse copie cachée, autrement appelée « cci » (copie carbone invisible) ou « bcc » (blind carbon copy), ou bien encore « le “level gros batard” de la copie » (C. Bodoc, « Email professionnel : mode d’emploi »). Le destinataire n’est pas informé, la copie étant délivrée à son insu. Le destinataire caché ignore également s’il y a d’autres destinataires cachés. Il s’agit donc de dissimulation à l’état pur, ce qui, pour citer quelqu’un qui se reconnaîtra, marque un état d’esprit très particulier de la personne qui a créé cette fonction. La fonction est utile et il existe quelques raisons d’utiliser la copie cachée : mais la plupart d’entre elles sont mauvaises. Par définition, une telle copie cachée ne peut s’accompagner d’un commentaire qui pourrait expliquer les raisons d’une copie cachée, sauf à révéler le stratagème au destinataire visible. Souvent, la copie cachée interviendra dans un mail au langage soutenu qui « est à l’email pro ce que le clash est au rap : une escalade de conflit codifiée » (C. Bodoc, préc.). Elle précédera souvent un mail transféré, celui de la réponse de l’expéditeur initial. Pour l’expéditeur, la copie cachée revient à s’assurer de soutiens, réels ou supposés, dans une démarche donnée ; il peut également, mais c’est plus rare, s’agir de l’équivalent d’un transfert, qui permet de montrer à une personne qu’une démarche devant être faite a bien été effectuée. Dans la « vraie vie », une copie cachée revient à porter un micro qui retransmettrait une conversation privée à d’autres personnes non concernées. Pour le destinataire, la copie cachée soulève d’autres problèmes. D’abord, un problème de prudence : s’il n’y prend garde, il peut penser être destinataire officiel et choisir le « répondre à tous » – autre source potentielle de nuisance. Une crise diplomatique peut alors éclater. Ensuite, un problème éthique : être un destinataire caché ne signifiant pas avoir été officiellement informé d’une situation – souvent conflictuelle – comment réagir face au destinataire officiel ? Encore faut-il alors se souvenir avoir été destinataire officiel ou officieux ! Faut-il choisir l’ignorance feinte ou assumer la connaissance dudit message ? Cruel dilemme. Enfin, un problème de compréhension : le destinataire se demandera inévitablement pourquoi il est caché et si d’autres sont concernés. Car si la raison pour laquelle l’expéditeur choisit de mettre des destinataires en copie cachée est sans doute évidente pour lui, il n’en est souvent rien pour ces derniers. La copie cachée n’est que la reproduction électronique de la stratégie de couloir, sournoise et insidieuse, et permet la propagation de rumeurs.

Le courrier électronique permet souvent de se comporter comme on ne le ferait pas lors d’une conversation réelle. Imaginer ce que de tels comportements donneraient dans la « vraie vie » permettrait peut-être alors de corriger quelques mauvaises manières. Ces pratiques existent peut-être parce que l’Université présente peu d’espaces où les collègues peuvent utilement se rencontrer. Si l’on excepte la machine à café, nombre de collègues travaillent à leur domicile et, s’ils ne sont pas membres élus ou nommés d’instances diverses et variées, ne disposent pas de la possibilité de se tenir informé des affaires courantes. Elles existent peut-être, plus simplement, parce que nous sommes – expéditeurs et destinataires – avides de ces petites violations de la confidentialité, manière d’enjouer un quotidien qui, s’il n’était consacré qu’à l’enseignement et à la recherche, serait trop peu grisant. Les potins font, heureusement ou malheureusement, partie de la vie en communauté.


2 réflexions au sujet de « De l’usage du mail (en milieu universitaire) »

  1. Laure Gonnord

    Bonjour;

    Universitaires également, dans une autre matière (informatique), nous avons collectivement écrit une liste de bons conseils d’usage du mail universitaire, qui peut apporter complément à l’analyse ci-dessus, voici le lien :
    http://laure.gonnord.org/pro/conseils.html
    Clairement nous ne prétendons pas à une analyse du mail universitaire, mais le mail se généralisant, nous apportons quelques conseils à nos étudiants.

    Vous verrez par contre que nous sommes un peu en désaccord : pour les mails de masse, en l’absence de liste, utiliser le BCC permet d’éviter la propagation des spams. Les désagréments cités (répondre à tous malheureux, les destinataires ne connaissent pas leurs co-destinataires), peuvent être résolus par un certain nombre de bonnes pratiques (ne pas cliquer n’importe où, se relire, écrire clairement quel usage à ce mail dans le corps du mail ou dans l’entête). De même il existe des solutions qui permettent d’avoir des conversations privées non transférables (chiffrement, emploi de plateformes d’échange de fichiers avec authentification;, etc)

    Cordialement;
    LG, MCF en informatique, Univ Lyon1

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    1. Jean-Baptiste THIERRY Auteur de l’article

      Oui, la BCC est indéniablement utile dans la diffusion d’informations de masse. C’est surtout l’aspect bcc « espion » qui motivait en partie ce billet.
      Quand au chiffrement, c’est une excellente chose, que nous n’utilisons malheureusement pas (ou trop peu). Merci pour le lien!

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